UBL, CII, Factur-X : les formats de facture expliqués

Pourquoi parler de format ?

La réforme exige que les factures entre entreprises assujetties soient des données structurées. Une facture n'est plus une page à lire, mais un ensemble de champs que des machines peuvent traiter sans ressaisie : identité du vendeur, SIREN du client, lignes, taux de TVA, totaux, date d'échéance, catégorie d'opération. Un format est la manière standardisée d'organiser ces champs.

Trois formats sont acceptés dans le cadre de la réforme française. Les connaître n'est pas indispensable pour émettre vos factures — votre outil le fait —, mais cela aide à comprendre ce que vous achetez et à poser les bonnes questions à votre fournisseur.

UBL : le XML « tout données »

UBL (Universal Business Language) est un standard de documents commerciaux publié par un organisme international de normalisation. Une facture UBL est un fichier XML, c'est-à-dire un texte organisé en balises imbriquées :

• une balise pour le numéro de facture ;
• une balise pour la date d'émission ;
• un bloc pour le vendeur, un bloc pour l'acheteur ;
• une série de lignes de facture ;
• des totaux.

Lecture humaine : difficile, mais un logiciel peut l'afficher proprement. Lecture machine : excellente.

CII : l'autre XML « tout données »

CII (Cross Industry Invoice) est un autre standard XML, issu d'une autre famille de normes internationales. Il décrit les mêmes informations qu'UBL avec une structure différente. Les deux formats sont équivalents du point de vue du contenu : l'important est que les champs obligatoires soient présents.

Factur-X : le format mixte

Factur-X est le nom donné en France (et en Allemagne sous le nom ZUGFeRD) à un format mixte qui combine :

1. un PDF que n'importe qui peut ouvrir et lire ;
2. un fichier XML structuré (de type CII) embarqué dans le PDF.

À l'œil, c'est un PDF ordinaire. Pour une machine, c'est un fichier de données. C'est le compromis le plus confortable pour les petites entreprises : vos clients voient la facture comme avant, et la plateforme lit les données.

Attention : un PDF accompagné d'un XML qui ne respecte pas la norme n'est pas un Factur-X valide. Seul un outil qui génère le format selon les spécifications garantit cette conformité.

Tableau récapitulatif

Ce qui n'est pas un format de facture électronique

• Un PDF simple ;
• un scan ou une photo de facture papier ;
• un fichier de traitement de texte ou de tableur ;
• un e-mail dont le corps contient les informations de la facture.

Ces supports restent possibles pour les particuliers, mais ne remplissent pas l'obligation de facturation électronique entre entreprises assujetties.

Les données minimales d'une facture structurée

Au-delà du format, ce sont les données qui comptent. La réforme prévoit notamment :

• l'identité du vendeur et de l'acheteur, avec leur SIREN ;
• la date d'émission, le numéro unique de la facture ;
• les lignes (désignation, quantité, prix unitaire hors taxe, taux de TVA) ;
• les totaux hors taxe, de TVA et toutes taxes comprises ;
• la date d'échéance, les conditions de paiement ;
• la catégorie de l'opération (livraison de biens, prestation de services ou mixte) ;
• l'adresse de livraison si elle diffère de celle de l'acheteur ;
• l'option pour le paiement de la taxe d'après les débits, le cas échéant ;
• les mentions légales d'exonération ou d'autoliquidation si elles s'appliquent.

Pour les micro-entreprises et les PME, le SIREN du client, la catégorie d'opération, l'adresse de livraison et la mention d'option pour les débits sont obligatoires à compter du 1er septembre 2027. Voir le guide des mentions obligatoires.

Qui produit le format : vous, votre logiciel ou la plateforme ?

Trois cas se présentent :

1. Votre logiciel produit un format structuré (par exemple un PDF Factur-X) et l'envoie à la plateforme. Vous n'avez rien à faire de plus.
2. Votre logiciel produit un PDF, que la plateforme convertit ou ré-saisit selon son service. Vérifiez la qualité de la conversion et les frais éventuels.
3. Vous saisissez directement sur la plateforme, qui génère le format. Pratique si vous n'avez pas d'autre outil.

Une question à poser à tout fournisseur : « Quel format produisez-vous, et la facture résultante passera-t-elle les contrôles d'une plateforme agréée ? »

Contrôles automatiques : ce que la plateforme vérifie

À l'arrivée, la plateforme réalise des contrôles :

• Format valide : le fichier respecte le schéma.
• Données obligatoires présentes : par exemple le SIREN du client.
• Cohérence : les totaux correspondent aux lignes, les taux de TVA sont valides.
• Unicité : le numéro de facture n'a pas déjà été utilisé.

Une erreur entraîne un rejet, que vous corrigez avant de renvoyer. C'est la raison pour laquelle un contrôle en amont est précieux : mieux vaut détecter un SIREN invalide avant l'envoi.

Les erreurs classiques

• SIREN du client absent ou invalide. Utilisez notre vérificateur de SIREN et SIRET.
• Total qui ne correspond pas à la somme des lignes, souvent à cause d'arrondis.
• Numéro de facture dupliqué après une correction.
• Catégorie d'opération manquante sur une facture mixte.
• Mention de TVA incohérente avec le taux utilisé.

Et Clairfact ?

Clairfact contrôle ces points avant l'envoi : la validité du SIREN et du SIRET par la clé de contrôle, la catégorie d'opération, la numérotation sans trou et la mention de TVA. L'application partage aujourd'hui un PDF ; la production d'un format structuré et la transmission via une plateforme agréée sont annoncées comme « bientôt ». Soyons clairs : en attendant, un PDF Clairfact n'est pas une facture électronique au sens de la réforme.

À quoi ressemble une facture structurée (exemple simplifié)

Pour fixer les idées, voici le principe d'une facture UBL, très abrégé et présenté à titre purement pédagogique : les vrais fichiers contiennent beaucoup plus de champs et respectent un schéma précis.

<Invoice>
  <ID>F-2027-014</ID>
  <IssueDate>2027-10-12</IssueDate>
  <AccountingSupplierParty> ... SIREN du vendeur ... </AccountingSupplierParty>
  <AccountingCustomerParty> ... SIREN de l'acheteur ... </AccountingCustomerParty>
  <InvoiceLine>
    <InvoicedQuantity>1</InvoicedQuantity>
    <LineExtensionAmount>900.00</LineExtensionAmount>
  </InvoiceLine>
  <LegalMonetaryTotal> ... totaux HT et TTC ... </LegalMonetaryTotal>
</Invoice>

Chaque information a une balise, donc une machine peut lire le numéro, la date, les montants et les identités sans interprétation. C'est exactement ce qui manque à un PDF.

Les champs qui provoquent le plus de rejets

• L'identifiant du vendeur et de l'acheteur : un SIREN erroné ou manquant est la première cause de rejet.
• Les dates : date d'émission après la date d'échéance, ou date de prestation incohérente.
• Les codes de TVA : un taux ou un motif d'exonération qui ne correspond pas aux montants.
• Les totaux : arrondis divergents entre lignes et total général.
• Les unités et quantités : une quantité à zéro ou une unité non reconnue.

Un logiciel sérieux contrôle ces points avant d'envoyer. C'est aussi le principe du feu de conformité de Clairfact.

Dix questions à poser à votre éditeur de logiciel

1. Quels formats produisez-vous : UBL, CII, Factur-X ?
2. Vos factures passent-elles les contrôles des plateformes agréées ?
3. Êtes-vous plateforme agréée, ou connecté à des plateformes partenaires ?
4. Comment gérez-vous les rejets : alerte, correction guidée ?
5. Gérez-vous l'e-reporting pour les particuliers et l'étranger ?
6. Pouvez-vous recevoir des factures électroniques de mes fournisseurs ?
7. Quelle est la durée d'archivage des factures ?
8. Que devient mon historique si je change d'outil ?
9. Quel est le coût au-delà de mon abonnement actuel ?
10. À partir de quelle date serez-vous prêt ?

Format mixte et archivage

Le format mixte présente un avantage souvent sous-estimé : l'archivage. Vous conservez un seul fichier qui contient à la fois la version lisible et les données. Dans dix ans, un humain pourra toujours ouvrir le PDF, même si l'écosystème technique a évolué. Rappelons que les factures doivent être conservées plusieurs années ; la durée est détaillée dans notre article sur la conservation des factures.

Faut-il s'inquiéter de ces formats ?

Non. Pour un micro-entrepreneur, ces formats sont de la « tuyauterie ». L'essentiel est de savoir qu'ils existent, de ne pas se laisser vendre un « PDF amélioré » qui n'en est pas un, et de choisir un outil qui s'occupe du reste. Votre travail consiste à fournir des données justes : un SIREN valide, des lignes claires, un taux de TVA ou une mention d'exonération correcte.

Informations à titre indicatif, issues des sources officielles citées. Ce contenu ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique.